Tavasszal újdonságként tört ránk, aztán nyáron azt reméltük, hogy túl vagyunk rajta, erre most megint itt van: munkavégzés az online térben. Egyszerűnek tűnik, hiszen csak egy laptopra (mobilra), alkalmazásra, kamerára és mikrofonra van szükség… Bárhol, bármikor elérhetők vagyunk. De vajon fontos, hogy változtassunk kommunikációnkon is?
Amikor nem személyesen vagyunk jelen
Nos, nem meglepő, hogy a válasz bizony: igen! Egy picit másképpen kell kommunikálnunk, ha nem személyesen vagyunk jelen egy megbeszélésen. 5 pontban összegyűjtöttük, hogy mire is érdemes összpontosítani.
1. A háttér
Először is ha valóban dolgoznunk kell otthonról, akkor nagyon fontos, hogy a megfelelő, munkához szükséges feltételeket is biztosítsuk magunk számára. Kell kényelmes szék, kell kényelmes asztal és persze csend, aminek kiemelten nagy szerepe van a videós bejelentkezéskor.
Ha tudjuk, hogy nem tudunk 100%-ban csendet biztosítani magunk körül, akkor csak és kizárólag akkor legyen bekapcsolva a mikrofon funkció, ha mi beszélünk. Minden más esetben használjuk a némítást, hiszen így nem adunk betekintést magánéletünkbe és a többiek is tudnak megfelelően koncentrálni a lényegi tartalomra.
2. Keretek és vezérfonal
Amikor nem személyesen vagyunk jelen egy megbeszélésen, még nagyobb szerepe van annak, hogy legyen egy ember, aki levezényli a megbeszélés folyamatát, tartja a kereteket és a kezdéskor ismerteti a “szabályokat”.
Ez utóbbi egy picit keményen hangzik, de a gördülékeny lebonyolításban mérhetetlenül nagy szerepe van. Ilyen “szabály” lehet, hogy aki nem beszél, az némítsa le a mikrofont, a háttérzaj minimalizálása miatt. Közösen meg lehet beszélni, hogy szeretnénk-e kamerát használni vagy sem. Továbbá azt is, hogy ha valakinek megjegyzése, hozzáfűznivalója van, azt milyen formában teheti meg: kézfeltéttel, chatben, ha kevesen vagyunk akkor persze közbe is lehet szólni. De mindenképpen érdemes ezeket a kereteket egyeztetni, ugyanis onlineban a szemkontaktus teljesen elvész és a nonverbális kommunikációs eszközrendszert is csak minimálisan tudjuk használni.
3. Pontosság, köszönés és bemutatkozás
Az online meetingeken ugyan úgy nagyon fontos, hogy pontosan érkezzünk, valamint tartsuk a már bevált üdvözlési formulákat, a kezdést és a zárás. Ha kollégákkal, ismerősökkel találkozunk, akkor persze nincs szükség bemutatkozásra, de akkor is kell egy felütés, nyugodtan kezdhetjük néhány informális mondattal a megbeszélést, ki, hogy van, mi van vele mostanában, ez ilyenkor is megengedett és betölti ugyan azt a szerepet, mint az offline meetingnél: kicsit ráhangolódunk.
Ha pedig vannak új résztvevők, akkor ne felejtsük el bemutatni egymásnak a tagokat. Ki honnan jött, miért vesz részt a megbeszélésen, mit tud hozzáadni, mire kíváncsi. Hagyjunk teret az új résztvevőknek arra, hogy ha szükséges, néhány mondatot mondjon magáról.
4. Az értő figyelem
Online még könnyebb elkalandozni. Előfordul, hogy “csak” rápillantunk a leveleinkre, “csak” visszaválaszolunk egy üzenetre, “csak” beleolvasunk a napi hírekbe. Ez azonban igen zavaró lehet annak, aki éppen beszél. Mert bár egészen jól lehet rejtegetni, ha éppen olvasunk vagy mással foglalkozunk, azt mégiscsak lehet látni, érzékelni, ha valaki nem figyel.
A bólogatás, a kamerába nézés, esetleg az előre egyeztetett módon történő kommentelés, hozzászólás érzékelteti azt, hogy valóban jelen vagyunk a megbeszélésen. Ezzel pedig egyértelműen támogatjuk a többi résztvevőt és garantáltan hatékonyabbak leszünk.
5. Időkeret, csúszás, késés
Ahogy fentebb is említettem, a pontosság nagyon fontos. Ha például korábban nem használtuk azt a rendszert, alkalmazást, amelyben a megbeszélés megvalósul, akkor bátran kérjünk segítséget, teszteljük és próbáljunk belépni egy picit korábban. Ha felesleges technikai elakadással húzzuk a megbeszélést, befolyásoljuk a résztvevők hangulatát. Ha mégis bármi probléma adódik, maradjunk nyugodtak, esetleg javasoljunk másik időpontot vagy ha lehetetlenné válik a csatlakozás, kérjünk szöveges összefoglalót.
Ha valami miatt pedig késve tudunk csak érkezni, akkor azt a lehető legkisebb feltűnéssel tegyük: némítsuk le magunkat, ne ragaszkodjunk ahhoz, hogy mindenkinek egyesével köszönjünk, próbáljuk felvenni a fonalat. Ha a szervező felszólít bennünket (mert szükséges bemutatkozni, vagy bármilyen megjegyzést vár tőlünk), csak akkor kezdjünk el beszélni és ne kezdjük el magyarázni a késés okát. Szintén feleslegesen akasztja meg a folyamatot.
Törekedjünk arra, hogy a megbeszélés rövid és tömör legyen. Online nehezebb huzamosabb ideig figyelni ezért célszerű tartani az előre meghatározott időkeretet. Ebben is nagy szerep jut annak, aki felvállalja a megbeszélés összehívását és lebonyolítását.
Az online megbeszélésnél tehát egy picit nagyobb szerep jut annak, hogy gördülékenyen és szervezetten haladjunk. Sokszor a technika ördöge megtréfálhat bennünket, ezért tényleg időben fel kell készülni a csatlakozásra. A megnyilvánulásaink legyenek egyértelműek, tömörek és vegyük figyelembe, hogy a gesztusaink, arcjátékunk kevésbé érvényesül.
Törekedjünk a pontosságra és a meghatározott csoportszabályok betartására, így egyértelműen megtapasztalhatjuk azt, hogy az online meetignek számos előnye is van és lényegében ez az a forma, amely segít bennünket abban, hogy akár otthonról is hatékonyan dolgozzunk, miközben kollégáinkkal is kapcsolatban maradunk.
